La mise à disposition de locaux communaux et de personnel

Signer une convention de mise à disposition des biens de la collectivité

  Assurances    12 janvier 2018

Pour une plus grande sécurité juridique, mieux vaut formaliser l’autorisation d’occuper le local appartenant au domaine public par écrit : une convention de mise à disposition. Celle-ci définit les obligations de chacune des parties pour l’usage des locaux. Elle permet de régler à l’avance les problèmes de responsabilité.

La convention va notamment préciser les obligations de l’occupant concernant la surveillance du public qu’il introduit dans les locaux, le respect des consignes de sécurité et plus généralement l’utilisation du bien mis à sa disposition.

L’utilisateur est civilement responsable, en sa qualité d’organisateur, des accidents pouvant survenir aux personnes avec les installations et le mobilier du local occupé ainsi que des détériorations susceptibles d’être causées à la salle, aux équipements et aux installations existant dans la salle.

La convention est conclue entre le maire et l’occupant. Le bénéficiaire de cette convention ne peut en aucun cas céder cette mise à disposition à autrui.

Cette convention peut être accompagnée d’un règlement intérieur édictant les règles d’hygiène et de sécurité à respecter.

Que faut-il intégrer dans la convention de mise à disposition ?

Voici quelques éléments indispensables à consigner dans une convention de mise à disposition :

Les modalités d’entrée et de sortie des lieux :

  • les états des lieux avant la remise des clefs et après chaque occupation
  • la gestion des clefs (remise et restitution des clefs)
  • l’attestation d’assurance de l’occupant
  • le règlement intérieur.

Les modalités de mise à disposition :

Le descriptif du bien mis à disposition, les modalités de réservation des locaux, la mise à disposition à titre gratuit ou onéreux, la nature de la manifestation et sa durée, l’heure de fermeture du local, les obligations d’assurance, les obligations de l’occupant en termes d’utilisation du local ou du matériel mis à sa disposition, de respect des règles de sécurité, la prise de connaissance par l’occupant des consignes de sécurité…

L’entretien et la restitution des locaux :

Les modalités d’entretien et de nettoyage après utilisation, le rangement de la salle, la collecte des déchets (préciser si ces modalités sont à la charge de l’usager)…

Les autorisations administratives :

  • l’autorisation d’ouverture d’une buvette temporaire
  • la déclaration de police
  • une copie de déclaration à la SACEM : si la manifestation comprend la diffusion de musique, l’organisateur doit en informer la SACEM et/ou obtenir une autorisation (voir également la fiche relative aux manifestations festives)
  • les modalités de renouvellement, d’extinction ou de résiliation de la convention.

Quelques recommandations à insérer dans le règlement intérieur

Le règlement intérieur contient des mesures pour protéger les personnes et les biens mais aussi conserver les lieux mis à disposition.

À titre indicatif, voici quelques recommandations qui peuvent être insérées dans le règlement intérieur :

Les consignes de sécurité et d’évacuation

Doivent y figurer : un plan des lieux, les numéros de téléphone d’urgence, l’emplacement des extincteurs et des sorties de secours, le dégagement des sorties de secours qui doivent demeurer libres d’accès, les effectifs à ne pas dépasser conformément à la réglementation sur les Établissements recevant du public – E.R.P. (voir la fiche à ce sujet), la prise de connaissance par les occupants organisateurs, des emplacements de matériels de lutte incendie situés dans le local, des consignes de sécurité, l’interdiction de stationner devant les portes et issues de secours.

Les consignes d’utilisation des locaux

L’interdiction de modifier l’aménagement du lieu : planter des clous, pitons et décorations de toute sorte, faire des collages sur les murs, multiplier les prises électriques.

L’interdiction d’utiliser des pétards, des confettis, de fumer, d’introduire des animaux.

Les consignes d’ordre public

Les recommandations relatives aux nuisances sonores (limiter la puissance des installations sonores et éviter d’ouvrir les fenêtres pendant la diffusion de musique afin de ne pas gêner le voisinage).

Les consignes d’entretien et de protection des locaux

Les recommandations sur le verrouillage des locaux, l’entretien, le nettoyage et le rangement du local et du mobilier, la vérification de l’extinction des sources de chaleur, d’éclairage et d’eau, le branchement de l’alarme après l’utilisation des locaux.

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